Cấp phôi bằng

I.      MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định thống nhất việc quản lý, cấp phát phôi bằng, văn bằng cử nhân, kỹ sư, kỹ thuật viên ở ĐHQGHN.

II.      PHẠM VI ÁP DỤNG

          Quy trình này được áp dụng đối với việc quản lý, cấp phát phôi bằng, văn bằng bậc đào tạo đại học (gồm phôi bằng, văn bằng cử nhân do Giám đốc ĐHQGHN ký, phôi bằng cử nhân, kỹ sư, kỹ thuật viên do Hiệu trưởng trường ĐH trực thuộc ký) đối với các đơn vị trong ĐHQGHN.

III.      TÀI LIỆU VIỆN DẪN

-         Quy định về tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN (ban hành theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN)

-         Quy chế đào tạo đại học ở ĐHQGHN (ban hành theo Quyết định số 3413/ĐT ngày 10/9/2009 của Giám đốc ĐHQGHN)

-         Quy chế đào tạo đại học ở ĐHQGHN (ban hành theo Quyết định số 10/ĐT ngày 04/02/2004 của Giám đốc ĐHQGHN)

-         Quy định về căn bằng, chứng chỉ của ĐHQGHN (ban hành theo quyết định số 1011/ĐT ngày 12/3/2008 của Giám đốc ĐHQGHN)

-         Quyết định số 3055/QĐ-ĐT ngày 09/9/2009 của Giám đốc ĐHQGHN Về việc sửa đổi và bổ sung quy định về hệ tại chức và chuyên tu.

IV.      THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

4.1. Thuật ngữ:

-   Các đơn vị là các trường đại học thành viên, các khoa trực thuộc ĐHQGHN.

4.2. Chữ viết tắt:

-   ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội

-   GĐ: Giám đốc ĐHQGHN

-   Ban ĐT: Ban Đào tạo.

-   Ban KHCN: Ban Khoa học – Công nghệ

-   VP: Văn phòng ĐHQGHN

-   SV: Sinh viên.

   V.      NỘI DUNG QUI TRÌNH

5.1.         Lưu đồ quá trình

5.2.         Mô tả chi tiết

5.2.1.  Lập kế hoạch

Hàng năm, Ban ĐT, Ban KHCN và VP thống kê số lượng phôi bằng đã phát, số lượng còn tồn kho, dự kiến số phôi bằng cần sử dụng trong năm, xác định số lượng phôi bằng cần in, trình GĐ phê duyệt

5.2.2.  Phê duyệt

GĐ phê duyệt

5.2.3.  In phôi bằng

Ban ĐT phối hợp với VP ký hợp đồng in phôi bằng với Nhà in Ngân hàng theo mẫu đã được phê duyệt. Ban ĐT quản lý seri và số lượng phôi bằng, VP thanh toán kinh phí. Sau khi in xong phôi bằng, Ban ĐT tiếp nhận và phân loại phôi bằng (cử nhân, kỹ sư, kỹ thuật viên), nhập kho, sắp xếp theo thứ tự. Ban KHCN tiếp nhận phôi bằng sau đại học.

5.2.4.  Tiếp nhận hồ sơ

Hàng năm, Ban ĐT tiếp nhận hồ sơ đề nghị công nhận và cấp phôi bằng tốt nghiệp của các khoa TT hoặc đề nghị cấp phôi bằng của các trường ĐHTV vào 4 đợt (vào tháng 3, 6, 9, 12). VP tiếp nhận công văn đề nghị, Ban ĐT tiếp nhận các loại hồ sơ khác theo quy định.

5.2.5.  Kiểm tra hồ sơ

Chuyên viên chuyên trách kiểm tra hồ sơ theo đúng quy chế đào tạo, quy định văn bằng, chứng chỉ. Đối với những trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu, đề nghị đơn vị đào tạo bổ sung hoặc giải trình.

5.2.6.  Duyệt cấp phôi bằng hoặc Dự thảo quyết định

 Chuyên viên chuyên trách lập bảng kiểm tra hồ sơ và đề nghị lãnh đạo ban ĐT cấp phôi bằng đối với các trường thành viên hoặc soạn quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng đối với các khoa trực thuộc.

Lãnh đạo ban ĐT phê duyệt số lượng phôi bằng cấp cho các trường ĐHTV hoặc ký tắt QĐ công nhận và cấp bằng đối với khoa TT.

5.2.7.  Phê duyệt quyết định

Đối với các khoa trực thuộc, Ban ĐT trình Phó GĐ ký QĐ công nhận và cấp bằng tốt nghiệp.

Phó GĐ phê duyệt danh sách SV được công nhận tốt nghiệp và cấp bằng.

5.2.8. Duyệt cấp phôi bằng cho khoa TT

Chuyên viên chuyên trách lập bảng kiểm tra hồ sơ và đề nghị lãnh đạo ban ĐT cấp phôi bằng đối với các khoa TT sau khi đã ban hành QĐ.

5.2.8.  Cấp phôi

Đơn vị cử cán bộ tiếp nhận phôi bằng (có giấy giới thiệu), nộp kinh phí tại VP theo số lượng phôi bằng đã được lãnh đạo Ban ĐT phê duyệt, nhận phôi bằng tại Ban ĐT.

5.2.9.  Tiếp nhận bằng

Ban ĐT tiếp nhận phôi bằng in đầy đủ thông tin về SV tốt nghiệp, ảnh SV, đã được Chủ nhiệm khoa ký (không đóng dấu), xếp theo đúng thứ tự danh sách tại Quyết định công nhận tốt nghiệp đã ban hành.

5.2.10.                     Trình giám đốc ký

Ban ĐT trình GĐ ký phôi bằng đã được Chủ nhiệm khoa ký kèm Quyết định công nhận tốt nghiệp do Phó GĐ ký (qua VP). Sau khi GĐ ký, VP đóng dấu đỏ chữ ký của GĐ và dấu nổi vào ảnh của SV.

5.2.11.                     Bàn giao

Ban ĐT nhận lại bằng đã đóng dấu ở VP, bàn giao cho cán bộ chuyên trách ở khoa TT.

5.2.12.                     Thống kê số lượng phôi bằng cấp phát

Tháng 9 hàng năm, Ban ĐT thống kê số lượng phôi bằng bị hỏng. Ban ĐT phối hợp với Ban Thanh tra lập biên bản và hủy phôi bằng hỏng.

Tháng 12 hàng năm, Ban ĐT phối hợp với VP thống kê số lượng phôi bằng đã phát, số phôi bằng còn tồn kho, số kinh phí các đơn vị đã nộp, lập bản kiểm kê.

VI.      HỒ SƠ

 VII.      PHỤ LỤC

-   BM.ĐT.03.01: Danh sách thí sinh trúng tuyển

-   BM.ĐT.03.02: Danh sách sinh viên vào học năm thứ nhất

-   BM.ĐT.03.03: Danh sách sinh viên được công nhận tốt nghiệp

-   BM ĐT.03.04: Bảng kiểm tra hồ sơ cấp phất phôi bằng